Con #CallMeNow, la serie di video podcast realizzata in collaborazione con Jabra per analizzare le principali regole pratiche della collaborazione digitale, il percorso prosegue affrontando uno dei temi meno visibili ma più diffusi del lavoro contemporaneo: la fatica mentale generata dalla comunicazione continua.
Dopo audio, video e progettazione degli spazi, la quarta puntata porta l’attenzione su un problema spesso normalizzato ma sempre più strutturale: il sovraccarico cognitivo prodotto da call consecutive, notifiche, email e ambienti di lavoro rumorosi.
E la quarta regola della serie emerge subito con chiarezza: collaborare meglio significa anche stancarsi meno.
Il paradosso della collaborazione continua
È innegabile che le piattaforme digitali abbiano reso più semplice organizzare meeting, coordinarsi e lavorare a distanza.
Ma la facilità di accesso alla comunicazione ha generato un effetto collaterale evidente: la moltiplicazione delle interazioni.
“Dopo il 2020 il modo di collaborare è cambiato radicalmente”, osserva Marco Colombini, Major Account Manager in Jabra Italy.
“La possibilità di organizzare riunioni virtuali in modo immediato ha certamente semplificato molti processi, riducendo trasferte e tempi morti, ma ha anche abbassato drasticamente la soglia di accesso al meeting come strumento di lavoro”.
Il risultato è che molte interazioni che in passato sarebbero state gestite in modo più rapido o informale vengono oggi trasformate in call strutturate, spesso poco necessarie o sovradimensionate rispetto al reale obiettivo.
Ne deriva un’agenda sempre più frammentata, in cui meeting, videoconferenze e attività operative tendono ad accavallarsi invece di alternarsi, comprimendo progressivamente il tempo disponibile per il lavoro individuale ad alta concentrazione.
#CallMeNow: la stanchezza è soprattutto mentale
Quando si parla di fatigue da lavoro digitale, la componente più rilevante non è fisica ma cognitiva.
La stanchezza associata alle videoconferenze non deriva infatti soltanto dal tempo trascorso davanti allo schermo, quanto dal tipo di attenzione continua che questo formato richiede.
“Si parla tanto di digital fatigue”, prosegue Colombini. “Diventa complicato uscirne vivi, soprattutto quando le call si susseguono per tutta la giornata”.
Ogni meeting richiede infatti una combinazione costante di ascolto attivo, elaborazione delle informazioni, gestione della propria presenza in video, monitoraggio degli interlocutori e rapida riallocazione dell’attenzione verso l’attività successiva.
Quando questo schema si ripete per ore, senza reali momenti di decompressione, il carico mentale cresce progressivamente e finisce per ridurre lucidità, capacità di concentrazione e qualità decisionale.
Il costo invisibile delle interruzioni
A intensificare ulteriormente il problema contribuisce il rumore ambientale, spesso sottovalutato ma tutt’altro che marginale nel lavoro della conoscenza.
Secondo alcune analisi richiamate da Marco Colombini, quando una persona viene interrotta durante un’attività che richiede concentrazione può impiegare in media fino a venti minuti per recuperare pienamente il livello di attenzione precedente.
Il dato aiuta a comprendere come il costo di una distrazione non coincida con la sua durata effettiva, ma con il tempo necessario per ricostruire il contesto mentale interrotto.
In ambienti open space o in contesti di smart working condiviso, dove interruzioni e rumori di fondo sono frequenti, anche disturbi apparentemente minori finiscono quindi per produrre un impatto rilevante sulla produttività complessiva.
Ridurre la fatica passa anche dagli strumenti
Alla pressione dei meeting si somma quella della comunicazione asincrona.
Secondo quanto citato da Colombini, oltre il 60% del tempo lavorativo viene assorbito dalla gestione delle email, mentre una quota significativa del tempo restante viene spesa per leggerle, gestirle o rispondere.
A questo punto, il rischio è evidente: la collaborazione digitale finisce per occupare progressivamente tutto il tempo disponibile, comprimendo lo spazio dedicato al lavoro operativo vero e proprio.
Secondo Colombini, una parte del problema può essere mitigata attraverso una migliore preparazione dei meeting e una dotazione tecnologica adeguata.
“È fondamentale arrivare preparati e avere gli strumenti giusti”, osserva.
Il punto non è solo migliorare la qualità tecnica della call, ma ridurre l’attrito cognitivo complessivo: audio chiaro, isolamento dal rumore, strumenti intuitivi e ambienti adeguati aiutano a contenere il carico mentale associato alla collaborazione continua.
#CallMeNow, la quarta regola: lavorare meglio significa preservare l’attenzione
La quarta puntata di #CallMeNow porta quindi a una conclusione chiara:
la collaborazione digitale non è neutra dal punto di vista cognitivo. E più che mai oggi gestire la fatica mentale diventa parte integrante della produttività.
