Come anticipato nella prima puntata, #CallMeNow, il video podcast realizzato da Jabra per mettere a fuoco le principali regole pratiche della collaborazione digitale, di fatto ha l’obiettivo di dare forma a una vera e propria guida in sette puntate dedicata a uno dei temi più trasversali del lavoro contemporaneo: come rendere più efficaci call, videoconferenze e meeting ibridi.
La seconda puntata della serie affronta un elemento spesso trattato come accessorio, ma che incide in modo diretto sulla qualità delle interazioni digitali: il video.
Nel lavoro ibrido, la videocamera continua infatti a essere percepita da molti come un semplice complemento della call. In realtà, la qualità della presenza visiva influenza percezione, attenzione e livello di coinvolgimento molto più di quanto comunemente si riconosca.
Ed è questo il semplice assioma: vedersi bene conta.
La seconda regola: il video non è un optional
Mostrarsi bene in videocall non è una questione estetica, è una componente funzionale della comunicazione.
Secondo Flavio Fumach, Mid-Market and Channel Account Manager di Jabra, la presenza video incide direttamente sul livello di partecipazione al meeting.
“Se la persona viene vista c’è un ingaggio maggiore”, osserva, richiamando una ricerca sviluppata con l’Università di Londra.“Questo comporta anche una preparazione maggiore e aiuta a ottenere il risultato che si vuole dal meeting stesso”.
Il punto è che la videocamera attiva tende ad aumentare il coinvolgimento individuale: chi è visibile partecipa con maggiore attenzione ed è generalmente meno incline a un atteggiamento passivo.
#CallMeNow: essere visibili aumenta l’accountability
Di fatto, dunque, la videocamera attiva modifica il comportamento di chi partecipa.
Quando il video è acceso, la soglia di attenzione tende ad alzarsi.
Chi partecipa è mediamente più coinvolto, più preparato e meno incline al multitasking invisibile.
In altre parole, la videocall smette di essere una semplice connessione remota e recupera parte della dinamica tipica della riunione in presenza.
Per questo, la qualità dell’immagine diventa una leva concreta di efficacia collaborativa
Inquadratura, luce e contesto: gli errori più comuni
Se il video è parte integrante della comunicazione, anche il modo in cui ci si presenta in camera smette di essere un dettaglio.
Eppure, molte videocall continuano a soffrire degli stessi problemi: inquadrature sbagliate, webcam posizionate troppo in basso, volti in controluce o ambienti che rendono difficile leggere correttamente l’interlocutore.
Errori apparentemente marginali, che però incidono sulla qualità percepita dell’interazione e sulla leggibilità complessiva del meeting.
Tra le criticità più frequenti c’è la gestione della luce, spesso penalizzata da finestre o fonti luminose poste alle spalle dei partecipanti. Ma, secondo Flavio Fumach, il problema non può essere ricondotto soltanto ai comportamenti individuali: “C’è anche una questione di design degli ambienti. Le aziende tendono a utilizzare molto vetro come divisore degli spazi, e questo crea problemi sia di luminosità sia di acustica”.
È bene dunque prestare attenzione non solo alla qualità della webcam utilizzata, ma più in generale all’intero contesto fisico nel quale si svolgono le videoconferenze.
Il problema non è solo tecnologico: serve la dotazione giusta
Anche sul fronte video, molte inefficienze derivano da un approccio troppo standardizzato alla dotazione tecnologica.
“Spesso viene scelta una sola tipologia di prodotto o soluzione che però non è adatta a tutti i tipi di utilizzo”, osserva Flavio Fumach, Mid-Market and Channel Account Manager di Jabra.
“Bisogna prima capire bene l’esigenza dell’utente e poi fornire il dispositivo corretto”.
Il punto è che esigenze diverse richiedono strumenti diversi.
Una postazione fissa, un ambiente hot desk, una meeting room o uno scenario di lavoro ibrido non pongono gli stessi requisiti, e trattarli come se fossero equivalenti finisce inevitabilmente per generare inefficienze.
#CallMeNow: Sale riunioni introvabili e spazi mal progettati
Come accennato, in gioco c’è anche l’organizzazione stessa degli spazi di lavoro.
Sempre più aziende si trovano infatti a fronteggiare una domanda crescente di sale riunioni adeguatamente attrezzate, spesso insufficiente rispetto alle necessità reali.
Secondo Fumach, una parte del problema nasce dal fatto che molte persone ricorrono alle sale meeting non per esigenze collaborative vere e proprie, ma per compensare i limiti della propria postazione individuale.
“In molti casi si usano sale meeting perché manca un dispositivo che permetta di lavorare in tranquillità dalla propria scrivania”.
Quando la dotazione personale non è adeguata, il problema smette di essere individuale e si trasferisce sull’intera organizzazione, generando inefficienze anche nella gestione degli spazi.
Vedersi bene è parte della professionalità digitale
La seconda regola di #CallMeNow porta quindi a una conclusione semplice:
la videocamera è parte integrante della qualità del meeting.
Con un passaggio ulteriore: vedersi bene significa partecipare meglio.
