Modern Workplace cos’è e perché conviene… a tutti

C’è il mobile, c’è il cloud computing, ci sono i servizi gestiti, c’è la sicurezza, c’è la possibilità di affidare l’intera gestione di device, stampanti e dell’intera infrastruttura IT a professionisti ed esperti, così da rendere possibile l’avvento del Modern Workplace (postazione di lavoro gestita) e del Digital Workspace (la versione digitale del desktop personale, accessibile da remoto con qualsiasi dispositivo).
Temi che sono fortemente critici e attuali per ogni forma e dimensione di impresa anche e soprattutto in Italia.

Un tema che, oggi più che mai, è al centro dell’attenzione di manager e interi reparti IT con l’arrivo della fine supporto per Windows 8.1 (a partire dal 10 gennaio 2023), che segue quella di Windows 7 (qui la guida completa per sapere cosa è Windows 7 fine supporto e cosa fare). La strada è quella di aprirsi alle nuove versioni dell’OS, come Windows 11, che spalanca alle imprese la possibilità di andare oltre alla semplice migrazione “sposando” le infinite opportunità che piattaforme cloud come Microsoft 365 e tutte le applicazioni di produttività (Office) offrono.
Possibilità, ma anche rischi nel momento in cui simili innovazioni vengono ignorate, o peggio, gestite con scarse competenze/attenzione. Da una parte infatti c’è il primo rischio di mancare l’appuntamento con il treno che potrebbe permetterci di diventare più veloci, flessibili, competitivi… dall’altra c’è anche il rischio, ancora più grande, d i fughe in avanti senza strumenti e, soprattutto partner adeguati.

Modern workplace cos’è

Intanto una definizione di massima. Il Modern workplace è il concetto secondo cui le aziende dovrebbero utilizzare la trasformazione digitale (DX) per allineare tecnologia, dipendenti e processi aziendali per migliorare l’efficienza operativa e raggiungere gli obiettivi organizzativi. Un termine generico ma che parla di una vera rivoluzione nel modo di concepire la postazione di lavoro includendo dispositivi, software e piattaforme che i membri dello staff utilizzano per eseguire il proprio lavoro. Un concetto dunque, un pensiero, un disegno che nasce però come diretta conseguenza di un cambiamento dirompente nel modo di comunicare, lavorare, collaborare di milioni di manager, dipendenti, professionisti, privati. La rivoluzione digitale, il mobile, il cloud computing hanno infatti, da tempo, abbattuto il confine tra dimensione personale e professionale unendo, all’interno di device come gli smartphone, infinite possibilità di condividere, gestire, generare simultaneamente comunicazioni, documenti, dati di uso privato, professionale… Una flessibilità infinita e ancora parzialmente inesplorata che ci offre oggi la possibilità dunque di lavorare, potenzialmente, a qualsiasi latitudine e in qualsiasi momento, a prescindere da spazio, tempo…

Non a caso i servizi cloud, l’intelligenza mobile e artificiale sono gli elementi chiave del modern workplace che hanno cambiato radicalmente la tradizionale postazione di lavoro e il modo di lavorare. Tali tecnologie possono rimuovere le barriere geografiche a livello di collaborazione, processi e garantire che le informazioni aziendali siano disponibili in remoto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ecco che, dunque, gli obiettivi comuni nel modern workplace includono l’uso della tecnologia per migliorare la collaborazione, l’impegno dei dipendenti, la produttività, la gestione dei contenuti e i processi aziendali nell’ambito di un simile scenario.
Un’accelerazione che è stata dettata negli scorsi anni soprattutto dall’emergenza pandemica, ma che ora ha bisogno di essere governata e razionalizzata, affidandosi alle migliori competenze e tecnologie.

Esempi di progetti Modern Workplace

Il Modern workplace esiste già oggi in uno spettro molto ampio di progetti di trasformazione digitale e può includere iniziative come:

– Implementazione di un ufficio senza carta, incentrato sulla sostituzione dei processi cartacei con flussi di lavoro digitali.
– Strumenti di informazione efficienti, come la condivisione di file tramite cloud e archivi elettronici.
– Sviluppo di innovativi software di gestione capaci di sostituire il processo di archiviazione fisica di report, dati critici…
– Sistemi di gestione, prenotazione sala conferenze o videoconferenza
– Calendari online che possono essere sincronizzati con più account o piattaforme.
– Funzionalità Single Sign-On (SSO)
– Strumenti di collaborazione per team digitali, come la messaggistica istantanea.

Vantaggi del Modern workplace

Il passaggio al Modern workplace offre numerosi vantaggi a partire da un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti che possono lavorare in remoto. Ad esempio, un ufficio di ispezione ambientale potrebbe sostituire i report cartacei con applicazioni che consentono agli ispettori di produrre e archiviare report in remoto con dispositivi mobili. Ciò elimina la gestione fisica del rapporto e consente all’ufficio di visualizzare potenzialmente i dati in tempo reale e rispondere mentre l’ispettore è ancora sul posto.

Le iniziative di modern workplace possono anche favorire gli sforzi di business intelligence, poiché la maggior parte dei processi digitali crea automaticamente una registrazione delle attività che può essere inserita nei modelli di visualizzazione e analisi dei dati per aiutare a misurare l’efficacia delle operazioni. L’obiettivo finale è quello di prendere decisioni migliori in meno tempo.

I modern workplace consentono inoltre alle aziende di ridimensionare la propria impronta fisica; pertanto, riducendo i costi operativi, in quanto vengono sostituiti processi come l’archiviazione dei documenti e la collaborazione dei dipendenti. Inoltre, i sondaggi più autorevoli hanno dimostrato che i modern workplace più efficaci possono attrarre più talenti, aumentare la produttività individuale e aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.

Un’azienda che in questi anni ha spinto tantissimo sul modern workplace, anche all’interno della propria organizzazione, è stata senza dubbio Microsoft, che è stata capace di coniugare l’attenzione storica alla produttività con la dirompente capacità di innovazione e semplificazione del cloud. Lo racconta bene Sofia Katsara, device solutions sales lead Microsoft per Italia, Austria e Svizzera: “Sul modern work durante gli ultimi anni c’è stato forte miglioramento da parte delle aziende italiane, sia da un punto di vista tecnologico che culturale. Ovviamente è stato un progresso imposto dalle condizioni, ossia dal Covid più che dall’azione dei CIO. Ma comunque è stato un progresso enorme. Ora le aziende devono focalizzarsi sul prossimo passo: rafforzare la sicurezza. Ora siamo infatti molto più esposti con il lavoro ibrido, ma occorre sviluppare anche una capacità reale di lavoro ibrido, che non deve essere completamente remoto come è stato negli ultimi 2 anni, ma neppure sempre di persona. Occorre insomma trovare un modo per facilitare maggiore collaborazione e la partecipazione paritaria dei dipendenti, ottimizzando i costi. L’obiettivo di Microsoft è perciò quello di collaborare con le aziende per aiutarle a fare di più con meno, in particolare nelle Pmi”. 

Cosa caratterizza davvero oggi un modern Workplace 

“A volte la definizione non è così chiara, per come la immaginiamo a Microsoft e anche per come la immaginano i nostri clienti secondo dei sondaggi che abbiamo commissionato, si fonda su tre pilastri fondamentali. Il primo è la produttività e l’accessibilità per tutti, perché il modo in cui andiamo adesso è di lavorare e collaborare sempre, dappertutto. C’è un paradosso: il 70% dei dipendenti continuerà a lavorare da remoto per alcuni giorni alla settimana, ma hanno bisogno di un livello di collaborazione più stretto, in tempo reale. Occorre dunque garantire che tutti abbiano lo stesso accesso alle risorse e la stessa esperienza, anche quando sono da posti diversi. L’altro aspetto cardine è la sicurezza, dall’hardware al software, al firmware, dall’identità, alle applicazioni. Anche nelle attuali condizioni macroeconomiche tutte le aziende vedono un rischio molto più alto e dicono che il lavoro ibrido le rende più vulnerabili. La sicurezza non è un rischio solo per aziende entreprise, ma anche per le SMB e questi sono i casi che hanno un impatto più forte: oltre il 60% delle pmi che hanno ricevuto un attacco hanno dovuto interrompere la propria attività. Il terzo caposaldo  della modernizzazione è il consolidamento dell’IT: occorre automatizzare l’IT in azienda per fare delle economie e facilitare la gestione delle infrastrutture “.  Sicuramente il lavoro ibrido richiede anche un nuovo approccio culturale: il work trend index di Microsoft mette in luce una crescente differenza tra dipendenti e dirigenti, che sono spesso in disaccordo sul concetto stesso di produttività. L’87% dei dipendenti dichiara di essere produttivo, mentre l’85% dei dirigenti dichiara che il passaggio al lavoro ibrido ha reso difficile il controllo della produttività. 

Qual è allora la formula più efficiente per essere produttivi? 

“Secondo la visione Microsoft non c’è una ricetta univoca nella scelta tra lavoro in presenza e da remoto, ma tutto dipende da carattere, settore, ruolo…ma in generale il lavoro non può più essere inteso come un ruolo, ma va ripensato come una esperienza, in grado di coinvolgere tutti i dipendenti. Per questo occorre mettere le persone al centro e abilitarle con un modello a piattaforme e tools di collaborazione. La seconda cosa importante è che le aziende devono rivalutare tutte le soluzioni di collaborazione degli ultimi anni, focalizzandosi non soltanto solo su costi di acquisto, ma sul Roi nel lungo termine, capace di attirare e trattenere talenti. Inoltre gran parte della base installata delle soluzioni di collaboration è vecchia, tante aziende hanno fatto investimenti durante la pandemia, che però non aiutano a collaborare veramente. In questi casi le piattaforme devono essere semplificate e modernizzate, per fare più cose con meno costi”. 

In questo contesto interviene Windows11, che un è un OS fortemente focalizzato su queste tematiche, a partire dalla sicurezza. Ad esempio con la disponibilità di funzionalità avanzata per proteggere le PMI dal phishing e altri attacchi. Senza dimenticare la produttività, con una user experience concepita per aumentare produttività e concentrazione dei dipendenti. E poi c’è naturalmente la strategia Microsoft sul cloud, con piattaforme e software, a partire da MS365 che include tutte le applicazioni di produttività, di sicurezza e anche strumenti per l’automazione. Ma per quei partner e clienti non ancora così pronti alla rivoluzione della nuvola, Microsoft può mettere a disposizione prodotti in licenza perpetua (Office 2021) o abbonamento annuale (Microsoft 365 Business Standard) con capacità equivalenti, così da ottenere i massimi benefici.