Con #CallMeNow, la serie di video podcast realizzata in collaborazione con Jabra per analizzare le principali regole pratiche della collaborazione digitale, prosegue il percorso dedicato a uno dei temi più trasversali del lavoro contemporaneo: rendere più efficaci call, videoconferenze e meeting ibridi.
Dopo audio e video individuale, la terza puntata sposta l’attenzione su un elemento più strutturale: lo spazio fisico nel quale la collaborazione prende forma.
Perché un punto è ormai chiaro a tutti: anche la migliore tecnologia personale perde efficacia se inserita in ambienti progettati male o attrezzati in modo incoerente con il modo in cui oggi si lavora.
#CallMeNow e il problema delle sale pensate per un altro modo di lavorare
Molte aziende continuano a disporre di sale meeting progettate secondo logiche ormai superate: grandi sale boardroom, tavoli lunghi, ambienti costruiti per riunioni formali e presentazioni plenarie.
Nel frattempo, però, il modo di lavorare è cambiato.
“Oggi gran parte delle riunioni ha un formato più ristretto e collaborativo rispetto al passato”, osserva Ilaria Orlando, Head of Enterprise Marketing in Jabra Italy.
“Questo richiederebbe spazi più piccoli e meglio calibrati, ma molte aziende continuano ad avere un parco sale progettato per logiche ormai superate”.
Il risultato è un mismatch ormai diffuso tra configurazione degli spazi e modalità operative reali.
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Troppo grandi, troppo poche, troppo poco attrezzate
Come accennato, il problema non riguarda soltanto il numero delle sale disponibili, ma anche la loro configurazione.
Ilaria Orlando richiama una ricerca secondo la quale oltre nove meeting su dieci finiscono per svolgersi in sale non dimensionate correttamente rispetto al numero reale dei partecipanti, evidenziando un disallineamento crescente tra spazi disponibili e nuove modalità collaborative.
Parallelamente, circa metà delle sale riunioni non dispone di una dotazione tecnologica adeguata.
Questo produce un doppio effetto: da un lato spazi sovradimensionati utilizzati in modo inefficiente, dall’altro meeting rallentati da setup improvvisati, dispositivi mancanti o tecnologie non funzionanti.
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Quando la sala diventa un collo di bottiglia operativo
Secondo Orlando, il problema viene spesso sottovalutato, ma in realtà ha un impatto concreto sull’operatività quotidiana.
Le persone arrivano a spendere tempo significativo nella ricerca della sala “giusta”: disponibile, attrezzata, funzionante, proporzionata al numero dei partecipanti.
“Un dipendente dichiara di spendere almeno mezz’ora al giorno per trovare la sala riunioni corretta”, sottolinea Orlando.
Un tempo apparentemente marginale, che però su scala organizzativa si traduce in una perdita diffusa di efficienza.
La tecnologia deve abilitare, non complicare
Il nodo non è solo quantitativo, ma qualitativo.
Una sala moderna non deve essere semplicemente dotata di tecnologia: deve essere facile da usare.
“La tecnologia dovrebbe essere un fattore abilitante”, osserva Orlando.
“Dovrebbe facilitare la collaborazione, non metterci in difficoltà”.
Questo significa interfacce intuitive, strumenti plug-and-play, sistemi che non richiedano setup complessi né verifiche preventive continue.
Perché quando ogni meeting inizia con cinque minuti spesi a collegare cavi, cercare adattatori o riavviare dispositivi, il problema non è l’utente: è la progettazione.
#CallMeNow: progettare la sala in funzione dei meeting ibridi
C’è infine un aspetto ormai imprescindibile: la riunione pienamente in presenza è diventata l’eccezione, non più la regola.
Secondo Ilaria Orlando, ogni sala deve oggi essere pensata sempre tenendo presente che nello stesso meeting ci saranno inevitabilmente partecipanti remoti e partecipanti presenti.
“Questo implica una progettazione che garantisca parità di esperienza fra chi è fisicamente presente e chi partecipa da remoto”.
Perché una riunione ibrida funziona solo quando tutti i partecipanti possono vedere, sentire e intervenire nelle stesse condizioni.
La terza regola: la sala giusta è parte del meeting
La terza puntata di #CallMeNow porta quindi a una conclusione chiara:
la sala riunioni non è un contenitore neutro della collaborazione, ma una sua componente attiva. E in un contesto di lavoro ibrido, progettare male gli spazi significa compromettere l’efficacia stessa della collaborazione.
