Quinta puntata per #CallMeNow, la serie di video podcast realizzata in collaborazione con Jabra dedicata alle regole pratiche della collaborazione digitale. Il focus si sposta sull’inclusività nei meeting ibridi: tecnologia, dinamiche relazionali e progettazione delle riunioni incidono direttamente su partecipazione ed efficacia
Con #CallMeNow, la serie video realizzata in collaborazione con Jabra per analizzare le principali regole pratiche della collaborazione digitale, il percorso prosegue affrontando uno dei temi più delicati del lavoro ibrido: l’inclusività nelle riunioni.
Se è vero, come è stato più volte sottolineato anche nelle precedenti puntate, che una quota crescente dei meeting prevede partecipanti collegati da remoto, garantire che tutti possano intervenire nelle stesse condizioni non è più soltanto una questione di equità organizzativa, ma un fattore diretto di efficacia collaborativa.
La quinta regola della serie parte da qui: una riunione non è davvero ibrida se alcuni partecipano meglio di altri.
[Guarda la versione video della quinta puntata di #CallMeNow, qui l’intervista esclusiva e la video guida di Elisabetta Cardolini]
Il rischio dei meeting a due velocità
I dati parlano chiaro: ad oggi oltre il 40% delle riunioni aziendali include ormai partecipanti collegati da remoto. Eppure, molte organizzazioni continuano a trattare il meeting ibrido come una semplice estensione della riunione in presenza, senza ripensarne davvero dinamiche e strumenti.
Per Elisabetta Cardolini, Channel Account Manager in Jabra Italy, è qui che nasce gran parte del problema.
“Molto spesso trattiamo le call come dei monologhi”, osserva.
“Parla una persona, poi un’altra, ma manca il vero scambio, la vera interazione che dovrebbe caratterizzare una riunione”.
Il rischio è quello di creare meeting nei quali chi è presente fisicamente domina naturalmente la conversazione, mentre chi è collegato da remoto finisce progressivamente ai margini.
#CallMeNow, inclusione significa progettare la partecipazione
Per Cardolini, l’inclusività non coincide con il semplice fatto di lasciare formalmente spazio a chi è collegato da remoto.
Richiede piuttosto che il meeting venga strutturato fin dall’inizio in modo da consentire a tutti di partecipare nelle stesse condizioni.
In questa prospettiva, la rituale domanda conclusiva — “qualcuno vuole aggiungere qualcosa?” — difficilmente basta a compensare eventuali squilibri emersi nel corso della discussione.
Favorire una partecipazione realmente inclusiva implica invece una conduzione più attiva della riunione: coinvolgere direttamente gli interlocutori, sollecitare contributi specifici e gestire il confronto in modo che nessuno resti ai margini del dialogo.
Perché, in un meeting ibrido, la partecipazione non è automatica: va costruita intenzionalmente.
La tecnologia può amplificare o ridurre l’esclusione. La quinta regola #CallMeNow
n questo equilibrio, la tecnologia non è un elemento neutro: può ridurre le distanze tra presenza fisica e partecipazione remota, oppure accentuarle ulteriormente.
Secondo Elisabetta Cardolini, dotarsi di strumenti realmente pensati per scenari ibridi è oggi una condizione essenziale per garantire inclusività.
“Avere una tecnologia inclusiva oggi è fondamentale”, osserva.
“Bisogna immaginarsi sempre dal punto di vista di chi guarda la riunione dall’esterno”.
Il punto è che chi partecipa da remoto percepisce il meeting esclusivamente attraverso il filtro della tecnologia disponibile. Se l’inquadratura mostra solo una parte della sala, se alcune voci arrivano male o se parte dei presenti resta fuori campo, la qualità della partecipazione remota si degrada inevitabilmente.
In questi casi, la distanza non è solo fisica: diventa esperienziale.
#CallMeNow: la prima regola delle videocall è l’audio. Il Podcast esclusivo
Il nodo generazionale: la Gen Z si sente meno coinvolta
Il tema assume un rilievo ancora maggiore se osservato attraverso la lente generazionale.
Secondo alcune analisi citate da Cardolini, circa un terzo degli appartenenti alla Generazione Z dichiara di non sentirsi pienamente coinvolto nelle dinamiche delle videoconferenze, segnale di una crescente distanza tra i formati tradizionali del meeting e le aspettative delle nuove generazioni professionali.
La questione va oltre la sola tecnologia, ma riguarda soprattutto il linguaggio e il ritmo della comunicazione.
“La Gen Z è abituata a modalità di interazione molto più rapide e immediate”, osserva.
“Le call mantengono ancora una struttura molto più rigida e lineare”.
Ne deriva un disallineamento crescente tra il modo in cui molte organizzazioni continuano a impostare le riunioni e il tipo di esperienza relazionale che una parte crescente della forza lavoro si aspetta.
La videocamera resta parte dell’inclusione
Anche la scelta di partecipare a una riunione con videocamera spenta può incidere in modo significativo sulla qualità relazionale del meeting.
Per Elisabetta Cardolini, la componente visiva continua a rappresentare un elemento essenziale della comunicazione professionale, soprattutto in contesti dove la distanza fisica riduce già parte delle informazioni normalmente disponibili nell’interazione in presenza.
“I linguaggi verbali e paraverbali sono fondamentali”, osserva.
“Se manca il video, si introduce un’ulteriore barriera in una relazione che è già mediata dalla distanza”.
Espressioni del volto, reazioni immediate, segnali di accordo o perplessità contribuiscono infatti a costruire quel livello di contesto relazionale che aiuta gli interlocutori a interpretare correttamente tono, intenzioni e qualità del feedback ricevuto.
In questo senso, la videocamera diventa una componente attiva della relazione professionale: spegnerla significa rinunciare a una parte rilevante della comunicazione.
La quinta regola: l’inclusione va progettata
La quinta puntata di #CallMeNow porta quindi a una conclusione chiara:
l’inclusività nei meeting ibridi non è automatica. Richiede tecnologia adeguata, progettazione consapevole della riunione e comportamenti coerenti con la natura distribuita del meeting.
